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こんな職場、こんな仕事（第53回）
公文書を迅速、正確に配送する
本庁支部 文書配送センター
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文書配送のしくみを語る田澤さん
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10時に搬送開始。上は順番待ち
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今回の職場訪問は、都庁新宿第一庁舎の地下１階にある総務局文書課の文書配送センターです。案内していただいたのは総務分会の田澤副分会長です。
新宿庁舎の公文書収受は各局あてのメール便や小包を除き、全て文書配送センターで行なっています。郵便物は約款で１箇所での収受とされており、文書管理規程でも定められています。郵便物以外に、区・市交換文書など年間約５２０万通を取り扱っています。
文書配送センターには正規職員５名のほか再任用・再雇用職員８名、週３０時間勤務の専務的非常勤４名、臨時職員２〜４名が配置されています。
仕分けは人の目と手で
新宿庁舎への郵便物は１日２回朝８時４０分頃と午後１時３０分頃に届けられます。届いた郵便物は人の手で、まずブロックごとに５つに仕分けされ、その後各局別に分けられていきます。さらに各局の部ごとにトレーに詰められます。文書を迅速かつ間違いなく配送するために、あて先は少なくとも３回違う人の目で確認するようにしています。郵便物がとどいてから各局に配送するまでは目の回るいそがしさです。
あて先不完全や組織改正による名称変更などにも注意が必要です。書留郵便物や都民からの東京都あてや知事あての郵便物、中身が文書ではない場合など個別の取扱いが必要なものもあり、職員の判断が必要です。迅速さと正確さが求められています。
都民との文書の窓口
庁舎をめぐる搬送システム
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月曜の朝、忙しさもなんのその
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正確に速く、仕分けます
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搬送トレーを追加する
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文書が各階の文書室に運ばれる
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各階の文書室から搬送されたものをとりだし、仕分ける
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収受した文書は搬送システムで８５箇所のステーションを使用して配送しています。配送は午前１０時と午後２時の２回行ないます。いっせいに配送しますが、一度にセットできるトレー数に限りがあるため、搬送を開始してからも、空のトレーを次々とセットします。空のトレーが山のように用意してあります。搬送路はそれぞれの庁舎ごとに巡って、各ステーションまで配送します。一番遠い場所まで４５分程度かかるとのことです。各ステーションに到着すると電話で連絡が入り、担当者がステーションでトレーを受け取ります。各ステーションには４個までしかストックできないので、取り忘れたりすると再度一回りすることになるそうです。また、トレーは重さや大きさに制限があります。搬送路には狭い部分もあって、トレーより高いものがあると引っかかって全面ストップする場合もあるそうです。
区・市交換文書の場を提供
文書配送センターには区・市の交換文書のボックスも用意してあります。ほとんどの区・市が文書交換制度を利用しています。それぞれの区・市がほぼ毎日交換便を持参し、各区市との交換便を利用し、都や区市の文書を持ち帰っています。
また、数局の事業所との巡回郵便も取扱っています。毎朝、郵便車で各事業所への文書を巡回しながら配送していき、事業所から局宛の文書を持ち帰っています。
各局からの交換便は搬送システムを使って、午前９時から午後４時半までの稼動中に随時送られてきます。各局あてのトレーは必ず配送センターに送られてきます。ここで、あてさきごとに、仕分けされ、郵便物と一緒に配送されています。
また、総務局の郵便物の収受や発送業務や大型細断機を使用する秘密文書細断業務も行っています。
送信先はよく確認を
文書を集中して取り扱う立場から、注意する点を伺うと、「搬送システムの使うルールを守ってほしい。送信先はよく確認して、間違ったらすぐ連絡をください。空トレーの山にもぐったら２ヶ月は出てこないことも」ということです。文書の山が次々と配送されるのを見ながら、取材を終えました。
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